X
تبلیغات
رایتل

وبلاگ گروهی مهارت های فروش دانشجویان انجمن مدیریت

مدیریت استرس

● مقدمه
فرهنگ سازمانی، مسائل مختلفی برای افراد گوناگون به همراه آورده است. مهمترین مسئله همان موضوعی است که ما تحت عنوان «استرس» می شناسیم. درواقع، واژه استرس به اندازه واژه هایی همچون سی دی، غذاهای آماده و تلفن همراه رایج شده است. البته برای آنانی که در کنترل مسایل روزمره خود دچار مشکل جدی هستند، واژه استرس مفهومی فراتر از معنای معمول دارد. از نظر آن ها استرس یعنی «درد».

● علایم رفتاری و جسمانی استرس
فشار باعث انگیزش، تحریک و نیرومندی می شود اما هنگامی که فشار فراتر از توانایی فرد باشد، او را دچار استرس می کند. وقتی علایم رفتاری مندرج در جدول زیر نمایان می شوند، فرد در مرز فشار و استرس قرار گرفته است.
● شناسایی ریشه های استرس در کار
وقتی فردی متوجه می شود که به خوبی از عهده فشارهای روزمره برنمی آید، گام بعدی در فرآیند شناخت ریشه ها و منابع استرس در کار برداشته شده است. وقتی این کار انجام شد، آن گاه می توان یک طرح اقدام تدوین کرد تا فرد آثار مخرب این فشار را کاهش داده یا حتی از میان ببرد. جدول دوم موید فشارهای روزمره است که افراد را هنگام کار آزار می دهد. البته باید مشکلات مهمی دیگری را نیز به موارد ذکر شده افزود مانند نحوه کنار آمدن با اخراج یا نحوه تطابق با فرهنگ سازمانی.
● استرس فردی: کنترل فشارهای روزمره
مدیریت زمان. از میان تمامی فشارهایی که مدیران تحمل می کنند، استرس آورترین آن ها عدم مدیریت زمان است. اتلاف کنندگان زمان در طبقه بندی های گوناگونی قرار می گیرند و درنتیجه حل این مشکل را نیازمند راه های مختلفی می کنند.
● پشت گوش اندازها
افرادی که در این طبقه قرار می گیرند، به جای عمل کردن ترجیح می دهند بیشتر فکر کنند. پشت گوش انداختن ریشه در بی حوصلگی، عدم اعتماد و بی میلی به کار دارد. این افراد می توانند با پیروی از نکات زیر، زمان خود را به شکل بهتری مدیریت نمایند:
▪ تقسیم وظایف مهم به چند وظیفه کوچک
▪ تهیه فهرستی از تمامی کارهایی که باید در مدت زمانی کوتاه (مثلاً تا هفته آینده) یا در بلندمدت انجام دهید.
▪ وقتی زمان کاری خود را برنامه ریزی می کنید، تلاش کنید میان کارهای عادی و کارهایی که جذابیت بیشتری دارند، توازن برقرار سازید.
▪ بپذیرید که خطر اجتناب ناپذیر است و هرگز هیچ تصمیمی بر مبنای اطلاعات کامل اتخاذ نمی شود.
کسانی که میل چندانی به واگذاری مسیولیت ها ندارند
افرادی که در این گروه قرار می گیرند، زمان قابل توجهی را برای انجام دادن کارهایی تلف می کنند که دیگران به شکلی اثربخش تر و با صرف زمان کمتری انجام می دهند. آن ها باید موارد زیر را در نظر بگیرند:
▪ واگذاری به معنای سلب مسیولیت نیست.
▪ همیشه زمانی را به تشریح دقیق آن چه مورد نیاز است اختصاص دهید.
کسانی که مسیولیت های خود را به شکلی ضعیف واگذار می کنند، افرادی هستند که در برقراری ارتباط نیز ضعیفند. به همین دلیل است که آن ها از دیدن تلاش های دیگران دچار سرخوردگی می شوند.
▪ وقتی مسیولیتی واگذار شد، فرد باید به دقت آن را انجام دهد.
▪ از انجام کارهای غیرضرور که در جهت تحقق اهدافتان نیست یا دیگران می توانند انجام دهند اجتناب نمایید. یاد بگیرید که به شکلی مودبانه «نه» بگویید.
● افراد نامنظم
افرادی که در این طبقه قرار می گیرند معمولاً کسانی هستند که حجم زیادی کاغذ و کارهای انجام نشده، روی میزشان دیده می شود. افراد نامنظم غالباً در جلسات دیر حاضر شده یا اصلاً در آن ها شرکت نمی کنند. این افراد فکر می کنند که مشکلات آن ها بیشتر ناشی از حجم زیاد کار است نه بر اثر عدم سازماندهی منظم امور.
آن ها باید:
▪ قبل از عمل کردن، به خوبی برنامه ریزی نمایند
▪ در آغاز هر روز، فهرستی از آن چه باید انجام دهند تهیه و هر روز بعدازظهر آن را مرور کنند.
▪ کاری را انتخاب کرده و آن ها را به اتمام برسانند.
▪ قبل از تلفن زدن خوب فکر کنند و فهرستی از تمامی اطلاعاتی که قصد دارند از طریق آن تلفن به دست آورند، تهیه نمایند.
▪ مدت انجام دادن هر کاری را برای خود مشخص کنند.
▪ وقتی جلسه ای می گذارند، زمان دقیق شروع و خاتمه آن را مشخص کنند.
● قارچ ها
افراد موجود در این طبقه، معمولاً اطلاعی در مورد اهداف و مقاصد کاری خود، ندارند. آن ها فاقد مهارت های ارتباطی هستند و به جای عمل کردن، مرتباً درباره کارشان سوال می کنند. دو کار مهمی که این افراد باید انجام دهند، عبارتند از:
▪ در زمانی که نحوه انجام دادن کاری را نمی دانند بگویند «نمی دانم».
▪ وقتی انجام دادن کاری یا هدف از انجام دادن آن را درک نمی کنند، بگویند «نمی فهمم».
● مدیریت مداخله
یک منشا دیگر به وجود آمدن استرس، مزاحمت هایی است که مرتباً از طریق تلفن، پست الکترونیک، همکاران و غیره ایجاد می شود.
● فن آوری نوین
درخصوص پست صوتی، پست الکترونیک ، تلفن همراه و غیره، مهم است که شما این فن آوری ها را اداره کنید نه این که اجازه دهید آن ها شما را اداره نمایند. استفاده از این فن آوری ها قواعد خاصی دارد که اگر از آن ها تبعیت نکنیم فشار غیرضرور به ما وارد خواهد شد.
تماس های تلفنی: تماس های تلفنی را دسته بندی نمایید، آن چه می خواهید بگویید و آن چه را می خواهید دریافت کنید برنامه ریزی نمایید، هنگام تلفن های طولانی طوری رفتار کنید که محدودیت زمانی شما مشخص شود.
▪ پست صوتی: زمانی از پست صوتی استفاده کنید که انجام دادن یک کار پیچیده، نیازمند توجه و دقت کامل شما است. البته نباید سعی کنید هر ده دقیقه یک بار به سراغ پست صوتی خود بروید. ابتدا به سراغ پیام هایی بروید که مهمترند، به سایر پیام ها بعداً بپردازید.
▪ پست الکترونیک: پیام های الکترونیک خود را پرینت بگیرید و سپس به مهمترین آن ها بپردازید. به ترتیب اهمیت به آن ها پاسخ دهید. معمولاً افراد براساس زمان دریافت پیام ها به آن ها پاسخ می دهند نه براساس اهمیت آن ها.
▪ تلفن همراه: همیشه این تلفن را همراه خود نداشته باشید، زیرا می تواند در مهمترین جلسات یا فعالیت های شما خلل ایجاد کند. از تلفن همراه در مسافرت یا زمانی که قصد دارید به جایی بروید و افراد باید با شما در تماس باشند، استفاده کنید.
● مزاحمت همکاران
اگرچه برخی از مراجعات همکاران به دلایل کاری صورت می گیرد، اما بسیاری از آن ها باعث اتلاف وقت می شوند. روش های مختلفی برای کنترل این نوع مزاحمت ها وجود دارد:
▪ ساعاتی را مشخص کنید که هیچ کس حق مراجعه و ایجاد مزاحمت برای شما را نداشته باشد. برای این کار، در اتاق خود را ببندید و اطلاعیه ای پشت در نصب کنید.
▪ ساعات ملاقات خود را مشخص کنید و آن را به اطلاع مراجعان برسانید.
▪ جدول ملاقات ها و جلسات خود را جایی قرار دهید که همیشه در مقابل چشمتان باشد. این امر شما را قادر می سازد که به موقع محل کارتان را برای شرکت در جلسه ترک کنید.
▪ اگر مشاهده کردید که افراد حرف اصلی خود را بیان نمی کنند، به شکلی دوستانه و مودبانه از آن ها بخواهید که نکات اصلی را بیان کنند.
▪ اگر کسی، بدون وقت قبلی و به طور ناگهانی مزاحم وقت شما شد، از او بپرسید که برای بیان مسایل خود به چه مدت زمانی احتیاج دارد، اگر زمان کافی وجود نداشت، آن جلسه را به زمان دیگری موکول کنید.
● مزاحمت ها
مزاحمت ها به دلایل مختلف واغلب در زمانی رخ می دهند که مراجعه کننده:
1) می خواهد به مبادله اطلاعات بپردازد.
2) به تایید دیگران نیاز دارد.
3) فاقد اعتماد به نفس برای انجام دادن کاری است.
4) به دلیل وجود مشکلات، خواهان گفت وگو با کسی است.
بسیار مهم است که میان این موضوعات تمایز قایل شوید. اگر برای مراجعه کننده انجام دادن بهینه کارش مهم است، زمان بیشتری را با او بگذرانید.
● تغییر ماهیت کار
یکی از مهمترین منابع استرس مدیران و دیگران، این واقعیت است که امنیت شغلی فقط به دوران گذشته مربوط می شود و درحال حاضر موارد کمی وجود دارد که شخص، همه عمرش را در یک شغل بگذراند. براساس روان شناسی نوین، سازمان ها انتظار دارند که کارکنانشان انعطاف پذیرتر، مسیولیت پذیرتر، سخت کوش تر و متعهدتر باشند. در عین حال، کارفرمایان، دیگر توجهی به امنیت شغلی کارکنان ندارند. بنابراین چندان دشوار نیست که تصور کنیم برای کارگران دهه های آینده، شغل، فقط کاری موقتی برای امرار معاش خواهد بود.
برای افرادی که هم اینک در ساختارهای سسله مراتبی سازمانی کار می کنند، تطابق با تغییر در انتظارات شغلی، نیازمند تغییرات فردی مهمی است. فرد باید شرایط نوین مدیریتی را درک کند و برای مشاغل جدید آموزش ببیند. این امر نیازمند ابتکار بیشتر، برنامه ریزی فردی و کنترل است. اگرچه ترغیب افراد به پذیرفتن ساختاری خارج از شرایط سازمانی فعلی کاری دشوار است، اما تحقیقات انجام شده حاکی از آن است که این امر می تواند، رضایت بیشتری را چه در شغل و چه در زندگی افراد، به همراه داشته باشد.
● نتیجه گیری
در خاتمه، باید آن چه را جان روسکین نویسنده و منتقد بزرگ انگلیسی در سال 1851 نوشته است، به خوبی درک کنیم:
«برای این که افراد در کارشان شاد باشند، تحقق سه اصل مورد نیاز است: افراد باید برای آن کار مناسب باشند؛ نباید بیش از حد کار انجام دهند؛ و باید نسبت به انجام دادن آن کار، احساس موفقیت داشته باشند.»
● اجازه دهید رخ دهد
▪ برای به حداقل رساندن استرس، باید:
خودتان را بفهمید. بفهمید که چه عواملی باعث استرس شما می شود، چه زمانی دچار استرس می شوید و چگونه می توانید از این شرایط پرهیز کنید. بهتر است به گذشته ای فکر کنید که دچار استرس شده بودید، به خاطر آورید که چه احساسی داشتید، چگونه واکنش نشان دادید، چگونه رفتار کردید، چه نتیجه ای به دست آوردید و چگونه می توانید هم اینک به بهترین شکل ممکن به رفع آن بپردازید.
مسیولیت پذیر باشید. در بسیاری مواقع، افراد مشکلات را انکار می کنند. در این حالت، اوضاع بدتر می شود و درنتیجه معمولاً مجبور می شوند گناه آن را به گردن دیگران بیندازند. حتی اگر کس دیگری مقصر باشد، این شما هستید که آسیب دیده اید و باید مشکل را حل کنید. اغلب مردم از پذیرفتن این واقعیت که در شرایط استرس قرار دارند، می ترسند یا اطلاعی از این موضوع ندارند، هرچه فرآیند پذیرش و اطلاع به تاخیر بیفتد، دوران بهبود و حل و فصل مشکلات، طولانی تر خواهد شد.
ببینید چه عواملی باعث استرس شده اند. آیا استرس ناشی از شغل، وظیفه، روابط کاری، تغییرات و عوامل کاری دیگر است یا این که اصلاً ارتباطی به کار شما ندارد؟ علایم استرس و نحوه شروع آن را به خوبی بشناسید. گام کلیدی بعدی شناختن منبع استرس است. این امر معمولاً کاری دشوار است زیرا استرس نتیجه مجموعه ای از عوامل است که بر یکدیگر تاثیرگذار نیز هستند. راه حل این موضوع آن است که بدانید دقیقاً در چه شرایطی هستید. معمولاً استرس فقط با یک راه حل از میان نمی رود و نیازمند مجموعه ای از اقدامات در زمینه های گوناگون است.
موقعیت های استرس زا (چه در محل کار و چه در منزل) را شناسایی کرده و برای حل آن ها برنامه ریزی نمایید. این امر نیازمند دریافت کمک از منابع یا افرادی است که مهارت های خاصی در این زمینه دارند.
برای مقابله با استرس، استراتژی های خاصی تدوین کنید. ببینید چه کارهایی در گذشته برای شما کارآمد بوده اند و چگونه به موفقیت رسیده اید. همچنین به راه حل های برطرف کردن استرس بیندیشید یا اگر نمی توانید آن را برطرف کنید حداقل این واقعیت را بپذیرید.
برای پیشگیری و کاهش استرس، روش های مدیریتی را درک کرده و از آن ها استفاده نمایید. به عنوان مثال مدیریت زمان و اعتماد به نفس، دو مهارت مهم در کاهش استرس هستند، زیرا بسیاری از مشکلات ناشی از فشارهای زمانی یا روابطی هستند که از طریق اعتماد به نفس بیشتر و رفتارهای کنترل شده، قابل حل و فصل هستند. به کمک ارتباطات، تصمیم گیری و حل مسیله، می توان منابع استرس را شناخت و آن ها را رفع کرد.
آرام باشید. دو صد کرده چون نیم گفتار نیست. کلید موفقیت شما این است که یک محیط کاری آرام برای خود فراهم نمایید. این امر به معنای آن است که حتی برای تعطیلات خود برنامه ریزی کنید و به مراکزی بروید که فکر می کنید برای شما مناسب هستند. وقتی از نظر زمانی خود را از منابع استرس دور نگاه دارید، بهتر می توانید به کنترل شرایط و رفع استرس اقدام کنید. بدین ترتیب می توانید رویکردی جدید بیابید.
▪ اگر مسیول پیشگیری یا کاهش استرس در سازمانتان هستید، باید:
از وجود استرس در دیگران مطلع باشید. به عنوان یک رهبر، نباید از این موضوع هراس داشته باشید که به دیگران بگویید از استرس رنج می برند و برای رفع این مشکل نیازمند کمک شما هستند. همین که به افراد بگویید که از وجود استرس در آن ها مطلع هستید، انرژی لازم برای دریافت کمک و حل این مشکل در آن ها به وجود خواهد آمد. درنتیجه شما می توانید استرس این افراد را کاملاً رفع نمایید.
یک تیم یا محیط کاری مثبت ایجاد نمایید. به عنوان یک رهبر می توانید به کمک سیستم های خوب ارتباطی، رویکردهای موثر تیمی، ایجاد یک محیط عاری از سرزنش و دخالت دادن افراد در مسیولیت ها، به کاهش استرس آنان کمک کنید. دیگر عواملی که می توانند کمک کننده باشند عبارتند از: طرح های مشورتی که از استرس پیشگیری می نمایند و سیستم های ارزشیابی و شناخت افرادی که با آنان کار می کنید. البته برای برخی مدیران ارشد سازمان های بزرگ، این امر چندان امکان پذیر نیست زیرا این روش ها باید پس از گذر از زنجیره ای از فرمان ها که در تمام سازمان وجود دارند، تایید و اجراشوند.
http://atalebi.com